De waarde van process mining voor gemeenten

Gemeenten willen en moeten steeds slimmer en transparanter werken. De maatschappelijke druk om beter te presteren met minder middelen neemt toe, terwijl interne processen vaak diffuus zijn: er is wel een procesbeschrijving, maar de werkelijkheid blijkt complexer. Hier komt process mining om de hoek kijken: een krachtige analysetool die het werkproces zoals het écht verloopt blootlegt en daarmee goud waard is voor gemeenten.

STUURINFORMATIEPROCESS MININGDATA ANALYTICS

Bastiaan Frerix

5/28/20252 min read

a person drawing a diagram on a piece of paper
a person drawing a diagram on a piece of paper
Process mining in het kort

Process mining analyseert logbestanden uit informatiesystemen (zoals zaaksystemen, financiële pakketten of domeinspecifieke applicaties) en reconstrueert daaruit de werkelijke processtromen. Het laat zien:

  • Hoe processen in de praktijk verlopen

  • Waar stappen worden overgeslagen of herhaald

  • Hoe lang elke stap gemiddeld duurt

  • Waar bottlenecks of vertragingen optreden

  • Hoe de variantie in procesuitvoering is verdeeld

Met deze inzichten kun je processen verbeteren, standaardiseren of verklaren waarom iets wel of niet goed loopt.

Waarom process mining in het bijzonder voor gemeente waardevol is

Gemeenten kennen veel uitvoeringsprocessen: van vergunningverlening tot schuldhulpverlening en van Wmo-aanvragen tot bezwaarafhandeling. Dit zijn processen die vaak:

  • Regelgebonden en mensafhankelijk zijn

  • In verschillende afdelingen en systemen lopen

  • Onder druk staan qua tijd, capaciteit of budget

  • Onder de loep liggen bij audits, rekenkamer of burgerinitiatieven

Process mining helpt om deze complexe werkelijkheid te ontrafelen. Het geeft een objectief en feitelijk beeld van de werkelijkheid, op een duidelijke wijze gevisualiseerd.

Voorbeelden uit de praktijk
  • Wmo-aanvragen: hoe lang duurt het echt tussen melding en beschikking? Waar ontstaan vertragingen?

  • Vergunningverlening: in hoeveel gevallen wordt van de standaardprocedure afgeweken? Wat is de impact daarvan?

  • Facturenafhandeling: hoeveel schakels zitten er tussen binnenkomst van een factuur en de daadwerkelijke afhandeling? Hoeveel varianten bestaan er? Welke checks en balances zijn aanwezig?

Met process mining kun je onderbouwd sturen op verbetering: niet op basis van gevoel, maar op basis van feiten.

Voordelen voor gemeenten

Grip op processen

Breng uitvoering, beleid en ICT bij elkaar door gezamenlijke inzichten in de werkelijke procesgang.

Verklaring bij afwijkingen

Wanneer cijfers onverwacht afwijken, kun je met process mining verklaren waar het gebeurt en waarom.

Ondersteuning van audits en kwaliteitszorg

Laat zien hoe processen werkelijk verlopen ten opzichte van beleid of normen.

Sneller verbeteren en automatiseren

Herken knelpunten of handmatige stappen die geautomatiseerd kunnen worden, voorzien van harde onderbouwing.

Onderbouwde gesprekken

Gebruik visuele proceskaarten als startpunt voor verbetertrajecten met medewerkers of bestuur.

Wat heb je nodig om morgen te starten?

Om te starten met process mining zijn drie dingen cruciaal:

  1. Beschikbare logdata (voorzien van tijdstempels van meldingen, statusupdates, etc.)

  2. Een helder proces- en onderzoekskader: wat wil je onderzoeken en waarom? Hoe gaat jouw analyse bijdragen aan een betere proces?

  3. De juiste tooling: zoals Celonis, UiPath, opensource varianten in Python/R

Maar het belangrijkst is een open houding van de teams waarop je process mining gaat loslaten: zíj moeten immers de analyse en verbetervoorstellen omarmen.

Tot slot

Process mining laat zien dat de waarheid vaak net iets anders is dan op papier. En precies dat maakt het zo waardevol. Voor gemeenten die willen professionaliseren, digitaliseren en leren van hun uitvoering is process mining niet zomaar een analysetool: het is een katalysator voor beter bestuur.

Wil je weten hoe je process mining kunt toepassen op jouw processen, bijvoorbeeld in het sociaal domein of bij vergunningverlening? Neem gerust contact op.

📩 bastiaan@frerix.ai

🌐 www.frerix.ai